ドラッカーがトップマネジメントを解くとき、まず取締役の時間分析から始めることは有名だ。いうまでもなく、トップマネジメントの時間というリソースくらいかけがえのないものはない。会社全体の業務分析を行うと、フローのボトルネックがトップマネジメントにあるという結果にえてしてなる。そのトップマネジメントの時間が会社の業績を増加させるために有効に使われているのか？会社の業績を伸ばすため以外にしている仕事が多いのではないか？とドラッカーは聞く。
具体的には、１週間ばかり自分の行動を記録してもらう。そうすると、出るわ出るわ、発注をいただいていない先への訪問やら、社内で目を通さなくてもよい書類へのサインだの、貴重なリソースであるはずのトップマネジメントの時間を浪費しているとしか思えない仕事がやまほど出てくる。認識のギャップというやつだ。仕事をしているつもりになっているのだが、仕事をしていない状態が万延している。
しかし、ドラッカーは米国でマネジメントを研究したために時間管理上、日本には当てはまらな大きな違いがある。それは、日本には秘書がいないということだ。実際に、私の身近で時間分析をしたトップマネジメントが言っていた。
「いや、びっくりしたよ、気がつくと自分の業務時間の５分の１は書類を探したり、忘れてしまったことを思い出すために使っていたんだ。自分は、トイレにいくひまもないほど働きづめで忙しくしているつもりになっていた。いや、つもりってのはこわいね。」
ということで、「時間を有効に使うための時間管理術」をひとつだけあげると、こうなる。
- メモを取る。とにかくメモを取る。 *1
メモをとる理由をあげれば、書いたもの以外はすぐに忘れてしまうからだ。
ドラッカーを引き合いにだすまでもなく、正直、社会人になって２０年、どれくらい自分が出来が悪いかを自覚するためだけの２０年であったと言っていい。ただ単に頭は悪い、記憶力もまったくあてにならないと自覚するまで２０年もかかった私は、ほんとうに大バカものだ。若い方には、私と同じ過ちを犯してほしくないと思うのは、傲慢だろうか。
そうそう、メモを取る以上に、もう少し余裕があれば、一日の業務の終わりに、明日やるべきことをメモに書いてから家に帰る習慣をつけるとなおいい。
inspired by 時間を有効に使うための14の時間管理術 - ガベージニュース
