ビジネス文書はクラウド管理すべき

自社のIT関係への意識調査をして愕然とした。せっかく会社でGoogle社のG Suiteを入れてメールから、クラウド、文書管理までできるようにしているのに、同僚たちの８割は認識していない。ここまでGoogleのドキュメント、スプレッドシートなどが充実してきているので、個人情報などセキュリティに特に注意すべきファイルは、メールで送るのではなくアクセスが確認できる方法で共有すべきだと信じる。緊急で下記の内容を同僚たちと共有した。

○正しいセキュリティ確保と情報共有のヒント
ー　スマフォは二段階認証にしよう！　：　Googleアプリ、SMS等での認証
ー　G SUITEのセキュリティ上の利点　：　個人側が注意するだけでなく、会社側からもアカウント（メールアドレス）に紐付けられたデータをアクセス制限、一時停止等できる。
ー　個人情報、社外秘に関連するデータのやりとりは、メールはG Mail、クラウドはGクラウド、ワープロはドキュメント、表計算はスプレッドシートを、メッセージングはハングアウトを推奨　＝　セキュリティの向上と情報共有、生産性向上
ー　クラウド上でのデータは相互にアクセスできる。閲覧だけ、編集可も選べる。メール添付、宅ファイル便等と違って、拡散しづらい。「版」を無限に戻せる。
ー　知らないことは聞く、広く聞く。あぶないアプリサイトには、会社からアクセスしない。ログイン、ログアウトはまめに。個人情報に触れることはSNSに載せない、家族であっても話しをしない。